ARCHIVO DIGITAL

CONCEPTO: Biblioteca o archivo de documentos digitales.
  • Estructuración: se organiza los documentos según la necesidad del cliente por medio de carpetas, grupos, sub grupos, etc.
  • Seguridad:
    • Integridad de la información: respaldo de la información en diferentes discos duros.
    • Seguridad de acceso: se crea usuarios y se define perfiles y permisos.
  • Indexación: Se crean índices que son los datos o parámetros bajo los cuales serán consultados los documentos.
 
BENEFICIOS:
  • Protección de documentos originales
  • Optimización de tiempo en búsqueda y recuperación
  • Eliminación de espacio de archivos físicos
  • Incorporación de niveles de seguridad en la información
  • Dar vida a los documentos incorporándolos a los procesos
  • Cumplir con planes de contingencia
 
PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN:
  • Archivo existente: se debe digitalizar e indexar la documentación existente para ser incorporada al archivo digital.
  • Nueva información: se deben analizar las colas de impresión y generar formatos para que dicha información se incorpora automáticamente al sistema de archivo digital de manera indexada y coherente.
  • Publicación: publicar la información según los requerimientos de la organización para ser consultada de forma interna o externa vía exploración web.
 
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